Gazprom International стал победителем шестого международного конкурса корпоративной автоматизации «1С: Проект года»

3 ноября 2022, 13:47

28 октября в Москве в рамках бизнес-форума 1С:ERP, посвященного внедрениям и развитию решений и сервисов «1С» для корпоративного рынка, предприятий крупного и среднего масштаба состоялось награждение победителей шестого международного конкурса корпоративной автоматизации «1С:Проект года» 2021–2022 гг.

Gazprom International стал победителем конкурса в регионе «Центральная и Восточная Европа» с проектом «Кадровый юридически значимый документооборот для компаний холдингового типа» (КЭДО). Проект реализован командой экспертов различных подразделений Компании с целью перевода в электронную форму всех нормативных, нормативно-справочных и иных типов документов.

В торжественной обстановке награду за проект КЭДО получил коллектив из шести работников Компании.

«Основная задача нашего проекта — оптимизировать бизнес-процессы, мы не будем останавливаться на достигнутом и продолжим разрабатывать новый функционал и развивать технические возможности нашего проекта» — отметил участник команды Егор Соколов, начальник отдела автоматизированных систем управления Филиала Gazprom International в Санкт-Петербурге.

Победа в конкурсе стала заслуженным признанием точного научного обоснования, успешного практического применения проекта КЭДО и объективным подтверждением высокой квалификации работников Gazprom International.

Значимость проекта КЭДО

Во время пандемии Covid-19 остро встали вопросы технологических, организационных и инфраструктурных ограничений, был нарушен нормальный доступ работников к корпоративным хранилищам документов, а также возникла острая необходимость обеспечения электронного кадрового документооборота между Компанией работниками.

24 апреля 2020 года был принят Федеральный закон «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» № 122-ФЗ. Целями эксперимента были определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов (ЭД), включая обмен информацией в форме ЭД, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу.

Не дожидаясь окончания эксперимента и внесения изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, в Компании был сформирован авторский коллектив из экспертов Юридического управления, Управления информационно-управляющих систем и связи и Управления по работе с персоналом, который приступил к научному обоснованию и практической реализации функций КЭДО. Авторским коллективом были проработаны вопросы внедрения КЭДО в Компании (в частности, какие типы кадровых документов можно вводить с использованием электронных подписей (ЭП), какие риски возникают при обработке ЭД, какие виды ЭП целесообразнее использовать работодателем и работниками, процедуру выдачи ЭП (токенов) работникам, регламенты хранения ЭД, процедуры проведения обучения работников использованию ЭП и др.). Авторский коллектив выполнил все поставленные задачи в срок и 15 августа 2021 года в Компании было принято решение о введении КЭДО в промышленную эксплуатацию по итогам всех успешно выполненных этапов тестовой апробации.

Цели проекта КЭДО

— полная цифровая среда кадрового учета;

— перевод кадрового делопроизводства в электронный вид;

— развертывание сервисов электронного кадрового делопроизводства.

Уникальность и инновационность проекта КЭДО

В рамках реализации проекта КЭДО выполнена уникальная сквозная гибкая и бесшовная интеграция со всеми основными ИТ-системами:

— «1С:Document Management»;

— «1С:Бухгалтерия КОРП»;

— АС ФЭБ (на базе «1С:Управление холдингом»);

— «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».

Научная экспертиза материалов проекта КЭДО

Все решения, заявленные в проекте КЭДО, прошли надлежащую научную экспертизу. В процессе реализации проекта КЭДО было опубликовано более 20 статей в рецензируемых научных журналах из списка ВАК.

Основные достижения проекта КЭДО

Проект КЭДО обеспечил для группы компаний:

— возможность работы с автоматически обработанными документами;

— возможность контроля любой стадии делопроизводства;

— сквозное движение документов вне зависимости от юрисдикции;

— реализацию безопасных шлюзов для передачи юридически значимых документов в органы государственной власти;

— обеспечение заданного уровня информационной безопасности, надежности и доступности на уровне мировых стандартов;

— использование работниками сертификатов усиленной квалифицированной подписи.

Интеграция национальных и международных требований в проекте КЭДО

В рамках проекта КЭДО был изучен международный опыт реализации аналогичных проектов, в частности за основу был взят стандарт европейский eIDAS (Регламент ЕС N910/2014), который позволяет перейти к электронному виду кадрового делопроизводства. Как показала детальная экспертиза, большая часть имеющегося опыта в кадровом делопроизводстве сводится к восприятию электронных копий бумажных документов, как оригиналов. При этом необходимо учитывать различия в европейском законодательстве: в некоторых странах трудовые договоры могут быть заключены только с использованием «живой подписи».

Результаты проекта КЭДО

— до 95% кадрового делопроизводства переведено в электронный вид;

— 226 нормативных документов — в процессе цифровой трансформации были разработаны и пересмотрены;

— в процессе интеграции с учетными системами разработаны регламенты в точном соответствии с актуальным применимым законодательством;

— существенное увеличение запросов от подразделений Компании на перевод процессов и делопроизводства в электронный вид.